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11 - Le module agenda

1 Introduction

Le module Agenda permet de bénéficier d’un calendrier dans CRM : Commercialisation et de gérer des notions comme des événements ou rendez-vous.

2 Configuration

Pour utiliser ce module, il vous faut d’abord l’activer. Pour cela, après s’être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page « Accueil - Configuration - Modules ».
Choisissez l’onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur « Activer ».
Si un pictogramme apparaît à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.
Le module est alors opérationnel.

3 Définitions

Avant d’aller plus loin sur l’utilisation du module Agenda, il est important de bien comprendre les termes de « Événements / Taches / Journaux ». Ces notions souvent confondues ont des vocations différentes, aussi il est important de se familiariser avec ces termes admis dans la plupart des ERP.

Introduction

Les applications de gestion de taches/plannings/agenda tel lightning, webcalendar, outlook etc gèrent 3 notions différentes (normées dans la norme RFC2445) qui sont :
• Les évènements (event en anglais dans la norme)
• Les taches (to-do en anglais dans la norme)
• Les journaux (journal en anglais dans la norme)

ces notions sont très proches mais restent destinés à des vocations différentes. Cette page décrit ces nuances.
Les évènements et rendez-vous (event)
Un évènement (event en langage normé), est une notion qui caractérise une action instantanée ou de longue durée qui a eu dans le passé ou doit avoir lieu dans le futur.

Il a les caractéristiques suivantes:
• Un libellé (Dans la norme ical: summary)
• Une description (Dans la norme ical: description)
• Une date début (Dans la norme ical: dtstart)
• Une date de fin (Dans la norme ical: dtend) ou une durée (Dans la norme ical: duration) mais c’est l’un ou l’autre et pas les deux.
• Un lieu, comme un nom de salle par exemple (Dans la norme ical: location)
• Une priorité (Dans la norme ical: priority)
• La transparence (dans la norme ical: transp) qui dit si les acteurs sont rendus indisponibles par cette tache.
• Un statut (tentative, confirmé ou annulé), rarement utilisé.
• D’autres informations moins structurantes.

Exemple d’utilisation: Cela correspond aux informations que l’on voit dans les calendriers Evolution, Thunderbird/
Lightning ou Outlook (onglet Calendrier), On utilise les «events» pour stocker les rendez-vous par exemple, mais peut aussi être utilisé pour stocker un travail à faire dans une plage de date donnée.
Dans CRM : Commercialisation : Cette notion est gérée par le Module Agenda. CRM : Commercialisation y a ajouté la notion de pourcentage d’avancement.
Les taches (to-do)

Une tache a les caractéristiques suivantes

• Un libellé (Dans la norme ical: summary)
• Une description (Dans la norme ical: description)
• Une date de début (Dans la norme ical: dtstart)
• Une date de fin (Dans la norme ical: due) ou une durée (Dans la norme ical: duration) mais l’un ou l’autre et pas les deux.
• Un pourcentage d’état d’avancement (Dans la norme ical: percent-complete).
• Une priorité (Dans la norme ical: priority).
• Un statut (en cours, confirmé ou annulé)
• D’autres informations moins structurantes.

Exemple d’utilisation : Cela correspond aux tâches que l’on trouve sous Outlook (onglet Taches), Evolution ou Thunderbird/Lightning. On s’en sert en général pour définir les tâches d’un projet.

Dans CRM : Commercialisation : Cette notion est gérée par le Module Projet.
Les journaux (journal)

Une entrée journal est une information. Elle a les caractéristiques suivantes:
• Un libellé
• Une description
• Une date de l’information
• Un lieu
• Un statut (brouillon, confirmé, effacé).
• D’autres informations moins structurantes.

Exemple d’utilisation : Gérer un journal de bord.
Dans CRM : Commercialisation : Cette notion n’existe pas dans aucun module fourni en standard avec CRM : Commercialisation .

4 Les événements (event)

Sous CRM : Commercialisation , on appelle aussi ces événements, les actions. Il y a les actions automatiques (créés automatiquement par CRM : Commercialisation ) et les manuelles (crée explicitement par l’utilisateur).
C’est la vocation même du module Agenda que de gérer ce type d’événement.

Les événements automatiques
On configure dans le module Agenda, les événements que l’on veut voir créer automatiquement dans le calendrier. Les événements choisis (création facture, validation commande) sont alors sauvés dans le calendrier automatiquement. Ils symbolisent une action métier qui vient d’être réalisé. Ils sont donc crées au statut réalisé (pourcentage avancement = 100 %). La durée de ces événement est en général de 0 secondes (date de fin = date de début)
Les événements manuels et rendez-vous

On peut aussi en créer soi-même manuellement via les menus sous le menu Agenda. On peut ainsi Créer, Modifier, Supprimer un événement (nommé action dans CRM : Commercialisation ). Ces événements auront une date de début, de fin et un état d’avancement choisi par l’utilisateur qui peut être modifié ultérieurement.

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