1 Introduction
Le module Factures Fournisseurs permet de saisir, modifier ou créer une facture composée de lignes de factures pour un tiers qui est de type Fournisseur. C’est également ce module qui permet de saisir les paiements réalisés sur ces factures. Les factures de tiers clients sont gérées par le module Module Factures Clients.
2 Configuration
Pour utiliser ce module, il vous faut d’abord l’activer. Pour cela, après s’être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page «Accueil - Configuration - Modules».
Choisissez l’onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur « Activer ».
Si un pictogramme apparaît à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.
Le module est alors opérationnel.
3 Création de facture
Types de factures
Actuellement, seules les factures de doit sont gérées pour les factures fournisseurs.
• Les factures de doit
Il s’agit d’une facture standard. Il n’y a aucun prérequis.
Procédure
Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer dans la facture des Produits ou Services déjà définis dans CRM : Commercialisation ou bien dont vous saisissez directement l’intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).
Une fois la facture prête vous devez la valider. Attention cette opération est irréversible. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Fournisseur. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, il faudra soit faire une facture de remplacement, soit faire une facture d’avoir.
4 Saisir les paiements
Pour saisir le paiement d’une facture fournisseur, il suffit de sélectionner la facture concernée dans la liste des factures fournisseurs et de cliquer sur « Émettre règlement ». Dans la nouvelle fenêtre, renseigner les champs « Date », « Mode de règlement », éventuellement le numéro afférent ainsi que le compte bancaire concerné.
Penser à recopier les montants réglés, dans la/les case(s) « Montant » en fin de ligne, puis enregistrer.
5 Classer la facture
Après avoir émis un règlement, la facture passe à l’état « Commencée » (liste des factures impayées) ou à l’état
« Règlement commencé » (dans la facture) .Pour qu’elle soit au statut
« Payée », il est conseillé de classer la facture comme payée : sélectionner la facture concernée puis cliquer sur
«Classer “Payée”», confirmer la demande. Si une facture n’est pas classée « payée »,
mais que le règlement est émis, la facture passe de « Impayée » à « Commencée », mais elle sera toujours
considérée comme une facture impayée dans la liste des factures fournisseurs.
6 Exporter les factures fournisseurs
Voir le Module Exports.
7 Cas d’utilisations
UCSIN02: Facturation fournisseur puis réception avoir suite erreur facture Situation Je reçois une facture fournisseur et un avoir suite erreur facture Actions Je saisi la facture fournisseur (facture de doit).
Je reçois l’avoir fournisseur (facture avoir/note de crédit), et je saisis une facture fournisseur normale mais avec montant négatif. Je paie (Émettre paiement). Je saisi le paiement sur facture fournisseur et un paiement négatif sur facture avoir fournisseur. Je classe les deux factures comme «payées»
Un paiement positif et un autre négatif pour corriger apparaîtront dans le relevé bancaire.
