1 Introduction
Le module Factures Clients permet de saisir, modifier ou créer une facture composée de lignes de factures.
C’est également ce module qui permet de saisir les paiements réalisés sur une facture. Il inclut également les fonctions de génération d’une facture dans un format de document comme un PDF.
Les factures fournisseurs sont gérées par le Module Fournisseurs Factures.
2 Configuration
Pour utiliser ce module, il vous faut d’abord l’activer. Pour cela, après s’être connecté avec un compte administrateur, aller sur la page « Accueil - Configuration - Modules ».
Choisissez l’onglet dans lequel apparaît le module puis cliquez sur « Activer ».
Si un pictogramme apparaît à la fin de la ligne du module, cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage spécifique à ce module.
Le module est alors opérationnel.
3 Création de facture
A ce stade de développement CRM : Commercialisation n’inclut pas de véritable comptabilité au sens légal.
Vous devez donc, soit utiliser en parallèle un logiciel dédié de comptabilité, soit confier la tenue de la comptabilité à un cabinet comptable.
En revanche CRM : Commercialisation vous permet bien sûr d’établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis (voir Module Tiers).
Vous pouvez créer une facture directement à partir d’une fiche client, ou à partir d’une commande clôturée à l’état « accepté », ou encore depuis un contrat de service.
Types de factures
Si vous créez une facture depuis une fiche client, vous pouvez choisir 4 types de factures:
• Les factures de «« doit »» Il s’agit d’une facture standard. Il n’y a aucun prérequis.
• Les factures de «« doit »» de remplacement Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y aurait des erreurs et sur laquelle rien n’aurait été fait (aucun paiement saisi).
On ne peut créer qu’une seule facture de remplacement pour une facture de «« doit »» donnée. Quand on créé une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit être remplacée. Il n’est alors plus possible de faire d’actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon.
Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre.
Si la facture de remplacement R est validée, la facture F passe alors au statut abandonnée automatiquement. Le cycle de vie continue sur la facture R.
• LES FACTURES D’AVOIR
On crée une facture d’avoir sur une facture de « doit ». On peut créer plusieurs factures d’avoir sur une facture donnée. La facture d’avoir est transformée en réduction qui sert à réduire le paiement de n’importe quelle autre facture en attente de paiement.
• LES FACTURES D’ACOMPTES
Vous pouvez créer autant de facture d’acompte que désiré. Une facture d’acompte sera ensuite convertie en réduction (déjà payé) pour une autre facture (la facture définitive) sur laquelle porte l’acompte.
Procédure
Une fois une facture créée (en mode brouillon), vous devez intégrer, dans la facture, des Produits ou Services déjà définis dans CRM : Commercialisation ou bien dont vous saisissez directement l’intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire. Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).
Une fois la facture prête vous devez la valider. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, vous pouvez modifier la facture en cliquant sur le bouton modifier en bas de la fiche facture ( si la facture n’a pas atteint le status Payé), ou rouvrir le facture pour la modification avec le bouton ré-ouvrir en bas de la fiche facture (si la facture a atteint le status Payé).
4 Réduire le montant total et/ou le solde à payer
Il est possible de réduire le montant total et/ou le solde à payer d’une facture, mais il convient de faire une distinction entre une remise et une réduction, bien que ces deux termes soient un peu amalgamés par endroits.
RÉDUCTION
Une réduction est une réduction relative (pourcentage) du prix de vente d’un ou de plusieurs produits ou services détaillés dans la facture. Cette réduction doit être définie ligne par ligne lors de l’édition de la facture et être comprise entre 0 % et 100 % (NB : le pourcentage de remise est remplacé dans le cas 100 % de réduction par la mention offert).
REMISE
Une remise est une réduction du prix total de la facture. Elle peut être définie de deux manières selon qu’elle est ou non associée à une autre facture, c’est-à-dire à un versement déjà perçus ou non.
REMISE ASSOCIÉE À UN VERSEMENT DÉJÀ PERÇU
Les factures d’avoir et factures d’acompte, qui sanctionnent des versements déjà perçus, peuvent être converties en réduction future (on notera d’ailleurs l’amalgame fait entre remise et réduction). Dans ce cas la réduction, une fois attribuée à la facture en cours via la section Remises, sera mentionnée dans le bas du document sous la forme d’une mention des versements anticipés considérés, qui sont donc déduis du montant total de la facture pour spécifier le solde à payer. Cette remise n’est donc PAS mentionnée comme une ligne dans le détail de la facture.
Remise non associée à un versement déjà perçu
Il est aussi possible de définir une remise qui n’est pas relative à un versement déjà perçu. Dans ce cas, il faut aller sur la fiche du client, onglet client, et définir la ou les remises fixes (montant) ou relatives (pourcentage) qu’on attribue à ce client, et pourquoi (geste commercial, compensation suite à retard de livraison, etc). Une fois ces remises attribuées au client, elles seront disponibles lors de l’édition de n’importe quelle facture de ce client, dans la rubrique Remises en haut de page. A l’inverse des remises consécutives à des versements déjà perçus, celles-ci seront mentionnées comme des lignes négatives dans le détail de la facture, et réduiront donc le montant total de celle- ci, avant déduction des versements éventuellement déjà perçus. Mais ces remises ne sont PAS associées à une facture avoir ou d’acompte.
Résumé
Il y a donc 3 possibilités pour réduire le prix d’une facture :
• attribuer une réduction en pourcentage sur certains produits/service détaillés dans la facture, ce qui aura pour effet de définir un montant total plus bas que normalement prévu ;
• attribuer au client une remise globale, non associée à une facture avoir ou d’acompte, et qui sera alors ajoutée comme une ligne de montant négatif qui réduira le montant total de la facture ;
• mentionner, via des factures avoir ou d’acompte transformées en réduction future, que des versements anticipés ont déjà été perçus, ce qui réduira le solde à payer mais pas le montant total de la facture ;
5 Génération PDF, Impression
Lorsqu’un document est généré, il est fabriqué suivant un modèle choisi parmi une liste activée dans les écrans Accueil - Configuration - Modules - Facture
Pour que le document intègre le numéro de compte bancaire de votre société ou l’adresse de paiement par chèque (ou les 2), il convient de :
1. activer le module Banques/Caisses
2. Créer le compte de votre société
3. Paramétrer le module Factures et Avoirs en allant dans Configuration - Modules - Factures et Avoirs puis cliquer sur l’icône configuration, choisir dans la rubrique « Mode de règlement » le compte créé à l’étape 2 ci-dessus, où l’adresse à utiliser pour le paiement par chèque, et valider le changement en cliquant sur le bouton « Modifier » de la rubrique.
Vous pouvez maintenant régénérer votre facture, et vous verrez, pour le modèle crabe, le RIB ou les coordonnées s’afficher sous les conditions de paiement.
6 Saisir les paiements
Les paiements ne peuvent s’effectuer que sur des factures validées.
Si un avoir est disponible, il pourra être imputé sur une facture d’un montant total inférieur à celui de l’avoir.
7 Clore une facture
Une facture validée peut être définitivement classée à l’état :
• Payé (Si la somme des paiements est supérieure ou égale au montant réclamé).
• Payé partiellement (Si la somme des paiements est supérieure à 0 mais strictement inférieure au montant réclamé).
• Abandonné (Si aucun paiement n’a eu lieu).
8 Exporter les factures
CRM : Commercialisation fournit un outil générique vous permettant d’exporter les données de vos factures.
Pour cela, il faut utiliser l’assistant Export qui se trouve dans le menu Outils - Nouvel export (Si le Module Exports a été activé). Voir la page Module Exports pour plus d’informations.
9 Factures pré-définies
Dans CRM : Commercialisation , une facture désignée comme pré-définie est simplement une facture dont on réutilise la plupart des données pour émettre d’autres factures sur base de ces informations, ce qui permet
un gain de temps non-négligeable à la saisie
Dans le cas de la mise en oeuvre des contrats, une facture prédéfinie peut être définie et correspondant aux éléments récurrents du contrat. Ceci est très intéressant. Le seul bémol, la période indiquée pour chaque élément de la facture résultante couvre toute la période du contrat. Elle ne devrait porter que sur le mois de facturation.
10 Exemples de cas d’utilisations
Acomptes
UCIN01: Réception acompte à commande puis facture finale Situation
Réception acompte à commande puis facture finale Actions Je reçois un paiement d’acompte.
Je saisie une facture d’acompte du montant reçu (et non du montant total). Je saisi le paiement du montant reçu. Je convertit cette facture en réduction future. Plus tard, je crée la facture complète (mais je peux aussi l’avoir fait avant). J’inclus la réduction de l’acompte dans la facture complète ce qui réduit le reste à payer.
J’envoie ou ré-envoie la facture complète générée qui indique qu’un acompte a déjà été reçu.
Facturation et paiements
UCIN02: Facturation et paiement intégral’ Situation Je crée une facture.
Je reçois l’intégralité des paiements.
Actions Je saisis tous les paiement sur la facture. Le solde devient à 0.
Je peux classer la facture à Payée.
UCIN03: Facturation et paiement supérieur reçu
Situation Je crée une facture.
Je reçois un paiement supérieur au montant réclamé.
Actions Je saisis le montant reçu.
Je clos la facture à l’état Payé. Je crée un avoir du trop perçu.
UCIN04: Facturation et paiement intégral puis produit retourné
Situation Je crée une facture.
Je reçois l’intégralité des paiements. Je les saisis et le solde devient 0.
Je clos la facture à l’état Payé. Plus tard, je reçois un retour de produit suite à rétractation légale.
Actions Je saisis un avoir sur cette facture.
Cet avoir peut être converti en réduction pour la prochaine facture ou remboursé en monétaire.
si j’utilise le module stock, je corrige le stock en manuel.
UCIN06: Facturation et paiement partiel car anticipé (escompte) Situation Je crée une facture.
Je reçois un paiement du montant de la facture moins un escompte accordé pour paiement anticipé.
Actions Je saisis le paiement reçu de la valeur reçue.
Je classe la facture à Payé partiellement et renseigne le motif «Le manque est un Escompte».
UCIN07: Facturation et paiement partiel ou nul puis retour produit et attente correction anomalie ou erreur infine tolérable’
Situation Je crée une facture.
Si je reçois un paiement partiel, je le saisis. Je reçois un retour d’une partie des produits (rétractation du client) ou ne reçois plus les quelques centimes manquant. Éventuellement, le client attend un avoir pour payer la fin de la facture.
Actions Je saisis un avoir sur la facture.
J’envoie l’avoir. Ensuite, je convertis cet avoir en réduction pour le client. Je saisis éventuellement la suite des paiements reçus. Éventuellement j’inclus l’avoir dans la liste des paiements de la facture (sinon il pourra être inclus dans une autre facture). Je classe la facture à l’état Payé.
TODO Contrôle a inclure en plus : Quand l’avoir est fait sur une facture au statut ‘Règlement commencé’, il faut mettre un message disant «Attention, ne créer un avoir sur une facture en cours de paiement que si le client a cessé le paiement et attend cet avoir pour poursuivre la suite ou parce que vous fermez la facture». Ensuite il faut vérifier que le montant de l’avoir est inférieur au montant de la facture auquel il s’applique - montant déjà reçu. Sinon, refuser création avoir.
UCIN08: Facturation et paiement partiel car mauvais payeur
Situation Je crée une facture.
Je reçois un paiement partiel, je le saisis. Après une longue attente, la suite des paiements n’est pas reçue et
j’abandonne tout espoir.
Actions Je classe la facture à l’état Payé partiellement et renseigne le motif Mauvais payeur.
UCIN09: Facturation et aucun paiement reçu car mauvais payeur’ Situation Je crée une facture.
Après une longue attente, la suite des paiements n’est pas reçu et j’abandonne tout espoir.
Actions Je classe la facture à l’état Abandonnée et renseigne le motif Mauvais payeur.
Correction des erreurs de facturation
UCIN00: Erreur sur le contenu de la facture corrigée par facture remplacement
Situation Je crée une facture.
Je valide. Je me rend compte de l’erreur sur le contenu (montant, descriptif) après validation (voir use case
UCIN10 en cas d’erreur sur client).
Actions Je classe la facture abandonnée pour motif ‘Autre’ (opération non obligatoire car automatique avec étape suivante).
Je crée une nouvelle facture en choisissant Facture de remplacement et en sélectionnant la facture remplacée
comme facture.
UCIN10: Erreur sur le client détecté après validation mais avant paiement
Situation Je crée une facture.
Je valide. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client.
Actions Je classe la facture abandonnée pour motif ‘Autre’ et je renseigne le motif «Erreur saisie sur mauvais client».
Je crée une nouvelle facture sur le bon client.
TODO: Faire confirmer par expert que possible si c’est fait avant envoi. Si pas possible, interdire la possibilité et utiliser le cas suivant.
UCIN10: Erreur sur le client (ou facture saisie 2 fois) détecté après envoi facture mais avant paiement
Situation Je crée une facture.
Je valide et l’envoie au client. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client ou facture en doublon avec une autre déjà envoyée.
Actions Je crée un avoir sur la facture qui n’a pas encore de paiement, du montant inverse exacte.
Je convertit l’avoir en réduction. L’avoir se retrouve ainsi «traité», je peux l’envoyer au client si je le désire. Je retourne sur la fiche facture en erreur et j’applique la réduction issue de l’avoir. Le du devient alors zéro et je la classe à Payée complètement (paiement de 0). Que le client ait reçu ou non la facture initiale, cette dernière a été annulée et fermé par l’avoir. Je ressaisi la facture sur le bon client.
UCIN10: Erreur sur le libellé client détecté après saisie de paiement’ Situation Je crée une facture sur le client de libellé X.
Je valide. Je saisi les paiements. Je classe la facture payée. Je me rend compte que la facture a été crée sur le mauvais client et le client me demande une contre- facture sur l’ancien nom X et une nouvelle sur le nouveau nom Y.
Actions Je crée un avoir sur la facture en erreur avec toutes les lignes en inverse.
Je transforme l’avoir en réduction. L’avoir se retrouve ainsi «traité». J’édite la fiche client pour corriger le libellé client X par Y. Je crée la nouvelle facture sur le nouveau client Y en incluant toutes les lignes. Je la valide.
J’inclue le paiement issue de l’avoir. Le solde passe alors à 0 (aucun du). Je peux classer la facture à Payée sans saisir d’autres règlements (le client a déjà payé).
Factures pré-définies
UCRIN01: Création d’une facture pré-définie
Situation Création d’une facture pré-définie
Actions Il n’est pas possible de créer une facture récurrente en partant de rien. Il s’agit d’une facture normale que l’on convertie. réutilise par la suite. Voir cas d’utilisation suivant donc.
UCRIN02: Transformation d’une facture normale en facture prédéfinie
Situation Transformation d’une facture normale en facture prédéfinie
Actions J’ouvre une facture existante. Je clique sur le bouton «Modifier en récurrente».
J’entre un titre (par exemple, «Mise-à-jour trimestrielle») et éventuellement une note, qui pourrait être une explication de la raison de la répétition de cette facture. Ma facture est à présent une facture récurrente. Cela ne sera visible que si je demande l’affichage des factures récurrentes ou que je crée une nouvelle facture.
UCRIN03: Utilisation d’une facture prédéfinie pour la création d’une nouvelle facture Situation Utilisation d’une facture prédéfinie pour la création d’une nouvelle facture Actions Je crée une nouvelle facture («Créer facture»), et j’utilise la boîte de sélection en bas de page pour sélectionner la facture récurrente que je veux utiliser comme gabarit (template). Ma nouvelle facture est pré-remplie, les modifications à apporter sont mineures.
