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10 conseils pour bien réussir son fax-mailing

Loki, qui participe à notre concours de conseils marketing, nous fait le plaisir de vous donner 10 conseils pour réussir ses faxings !

1 Bien choisir son routeur

Il existe plusieurs catégories de routeurs : certains prestataires peuvent prendre en charge votre fax-mailing de la conception à l’expédition en passant par la sélection du fichier, tandis que d’autres mettent à votre disposition une plate-forme sur laquelle vous devez gérer vous-même toutes les étapes de l’envoi.

Si le prix dépend bien évidemment du niveau de service requis, il varie aussi fortement selon les volumes concernés (par campagne ou par an). Pour information, un bon prix se situe aux environ de 0,025 € à 0,045 €/ fax envoyé et reçu, avec des frais fixes de mise en place de 20 à 50 €.

Mais avant de rechercher le prix plus compétitif, assurez-vous de ce qui vous est facturé : les fax envoyés ou aboutis, les prestations ou seulement les envois… Vérifiez également que vous n’êtes pas obligé d’utiliser certaines prestations (quel intérêt de faire une campagne bon marché si on vous impose un mauvais fichier ?).
Avant de trancher, évaluez vos besoins et préférez la simplicité de l’offre si vous vous limitez à une petite campagne par semestre.

 

2 Bien choisir son fichier

Le fax présente l’avantage, avec l’emailing, de pouvoir vous procurer des statistiques précises du taux d’aboutis de vos envois. Il vous est donc théoriquement possible de mesurer la qualité des fichiers utilisés.

Cependant, ce taux dépend de nombreux autres facteurs indépendants de la qualité intrinsèque du fichier comme le choix du routeur, le nombre de pages, du moment de l’envoi… Aussi, un taux d’aboutis ne suffit pas à évaluer la qualité d’un fichier, même s’il est très souvent révélateur du niveau d’entretien d’une base de données.

Le facteur primordial est le taux de retours de votre fichier. En effet, un fichier peut générer un excellent taux d’aboutis mais ne pas correspondre à votre cible. A moins de proposer une offre très grand public, privilégiez toujours la qualité et la précision d’un fichier à son volume ou son coût. Plus une base de données est spécialisée et précise et mieux vous atteindrez votre cible. Les fichiers spécialisés sont généralement bien plus chers que les mégabases ou les fichiers des compileurs de données. Cependant, le surcoût engendré par un fichier de qualité sera très probablement compensé par le nombre de commandes générées et les économies de routage et d’expédition qu’un ciblage plus précis occasionne.

Il est possible de louer ou d’acheter auprès des courtiers ou directement auprès des détenteurs de bases de données, des fichiers extrêmement spécialisés dans pratiquement tous les secteurs d’activité. Mais avant toute décision, assurez-vous que le fichier convoité est mis à jour et utilisé régulièrement.

3 Dédoublonner le fichier par numéro de fax

En choisissant de n’envoyer qu’un ou deux fax par numéro, vous contactez le même nombre de services ou d’entreprises pour un coût moindre. Par ailleurs, cela évitera que dix personnes reçoive le même fax au même numéro même si elles sont toutes concernées par votre message. En effet, non seulement les réceptions multiples de fax vous coûtent cher en envois mais elles coûtent également à votre client (papier, encre, sans parler du dérangement), ce qui lui donne d’office une mauvaise image de votre entreprise. Le nombre de plaintes augmente exponentiellement avec le nombre de fax reçus par le prospect.

4 Préférer un fichier nominatif

Le fax est bien souvent récupéré par une personne qui n’est pas concernée par le message. Si une assistante trouve un fax, elle le jettera directement à la corbeille si celui-ci ne la concerne pas. Si le fax est adressé à une personne précise, il y a de plus grandes chances qu’on le lui remette. Enfin, les prospects acceptent mieux de recevoir deux fax identiques si ces fax sont adressés à deux personnes distinctes.

5 Bien choisir le moment de l’envoi

L’envoi d’un fax-mailing la nuit évite de saturer le fax de vos prospects lorsqu’ils en ont besoin (l’envoi de fax le jour génère plus de plaintes qu’un envoi de nuit) et coûte généralement moins cher. Cependant, il faut dans ce cas vous assurer que votre fichier est dépourvu de particuliers et de personnes travaillant à leur domicile (professions libérales…). Réveiller vos clients la nuit est certes le meilleur moyen pour retenir leur attention… et pour recevoir des réclamations.

En revanche, s’il est plus coûteux et génère plus de mécontents, un fax envoyé de jour sera sans doute plus lu qu’un fax trouvé le matin. Par ailleurs, les risques de cartouches vides ou de pénurie de papier sont généralement plus faibles, mais le risque que les fax soient occupés est plus grand.

De même évitez les périodes de vacances, les mercredi et vendredi qui sont traditionnellement des jours où de nombreuses personnes sont absentes…

6 Ne pas cibler les DOM-TOM

Contrairement à un envoi postal ou email, les tarifs ne sont pas les mêmes pour un envoi de fax en France métropolitaine et dans les DOM-TOM. Assurez-vous donc que votre fichier ne contient que des numéros métropolitains. Sinon, la facture risque de vous surprendre. Le même conseil est valable pour l’étranger.

7 Relance du fichier

Il est conseillé de prévoir une relance sur les non-aboutis de votre envoi. En effet, un certain nombre de fax n’arrive jamais à destination parce que les appareils sont débranchés, occupés, n’ont plus de cartouche ou de papier.

Une relance vous permet d’augmenter votre taux d’aboutis. L’idéal est de ne pas programmer la relance le jour (ou la nuit) même du premier envoi car il est plus probable que les problèmes de fax aient été résolus le lendemain que dans l’heure suivant l’envoi initial. Evitez pour cette même raison de prévoir une relance le week-end. Et n’oubliez pas que vous n’êtes généralement facturés que sur le nombre d’envois aboutis.

8 Faire un message court

Mieux vaut éviter de faire un message de plus d’une page. Plus le nombre de pages envoyées augmente, plus les prospects se plaignent (les plaintes sont multipliées lorsque le fichier n’est pas dédoublonné).

Par ailleurs, lorsqu’un message excède une page, le taux de non-aboutis augmente et les pages risquent d’être séparées. Si vraiment vous n’avez pas d’autre choix que de faire une publicité sur plusieurs feuillets, rappelez vos coordonnées sur chacune des pages et distinguez-les tout en respectant une cohérence graphique. Ainsi, vos prospects comprendront plus facilement qu’il s’agit de différentes pages d’un même message qui se suivent dans un ordre précis.

9 Faire un fax léger

Plus votre fax sera noirci, plus il nécessitera plus d’encre et videra rapidement les cartouches de vos clients. De plus, un fax trop chargé engendre un taux d’aboutis plus important car l’information transmise est plus lourde.

10 Veiller à la lisibilité du message

Vous ne pouvez maîtriser la qualité des appareils qui recevront vos fax. Certains ont une mauvaise définition, « bavent », laissent des traînées ou froissent les feuilles.
N’oubliez jamais que vos prospects ne recevront pas toujours votre publicité dans les conditions idéales.

Il est donc impératif que votre message reste lisible en toutes circonstances. Oubliez les grisés qui donnent un très mauvais rendu, les polices trop petites qui deviennent rapidement illisibles ou encore comme les textes écrits en blanc sur fond noir. Evitez les images, logos ou photos à moins qu’ils ne soient très facilement identifiables.

Enfin, si vous utilisez un fichier nominatif, pensez à laisser un espace blanc en haut de votre page pour que le routeur puisse écrire le nom du destinataire sans que ça empiète sur votre message.

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